GUIDA DIGITALE
Tutte le funzionalità della Guida Digitale
Con la Guida Digitale potrai:
- Fornire informazioni
- Ottenere richieste di oggetti e servizi
- Raccogliere segnalazioni di malfunzionamenti
- Proporre offerte
- Aumentare le prenotazioni
- Ricevere feedback
E tu, in modo semplice, potrai:
- Gestire tutto da un unico Pannello di Controllo
- Analizzare quanto e come viene usata la Guida Digitale
- Integrare il tuo PMS e altri software
Informazioni
Con la Guida Digitale riduci l’uso della carta e offri ai tuoi ospiti tutte le informazioni sulla tua struttura, sui servizi che offri e su cosa vedere o fare nei dintorni, anche prima del loro arrivo!
Informazioni sulla struttura
La Guida Digitale fornisce agli ospiti informazioni dettagliate sulla struttura e su tutti i servizi disponibili, offrendo un aiuto rapido e concreto per migliorare il comfort durante il soggiorno.
Informazioni locali
La Guida Digitale può aiutare l’ospite fornendo informazioni e consigli su attrazioni, luoghi da visitare, ristoranti e servizi del territorio.
Continua a leggere
Tali informazioni sono inserite nella Guida digitale dallo staff della struttura, così che l’ospite possa ritrovare le stesse risposte fornite dalla reception, dal property manager, dall’host o indicate in altro materiale comunicativo (pdf, bacheche, sito web…).
Immagini
Ogni informazione che la Guida Digitale fornisce agli ospiti, è corredabile da un’immagine dedicata, arricchendo così il contenuto, l’esperienza e l’interazione fornita sullo smartphone dell’ospite.
Multilingua
La Guida Digitale può fornire contenuti agli ospiti in italiano, inglese, francese spagnolo e tedesco. Nel corso del tempo saranno aggiunte sempre nuove lingue. Le informazioni si possono inserire nel Pannello di controllo in qualsiasi lingua, e lasciare all’intelligenza artificiale il compito di tradurre in automatico.
Categorie
Le informazioni inserite nel Pannello di Controllo web fornito da NAVOO, che consente di gestire le pagine della Guida Digitale, sono suddivise in categorie, per consentire una più facile gestione da parte dello staff e un’agevole fruizione da parte degli ospiti nel loro smartphone.
Il Pannello di Controllo è dotato di strumenti che sfruttano l’intelligenza artificiale generativa, che ti aiuterà a trovare informazioni in pochissimo tempo (come ad esempio tutti i dettagli dei ristoranti e delle attrazioni in zona), a creare i testi e a tradurli. Il tutto con pochi click e in automatico.
Tipologia di informazioni
La tipologia di informazioni che si possono fornire agli ospiti è in continua evoluzione.
Di seguito è riportato un elenco di quanto può essere comunicato:
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- Descrizione della proprietà: per raccontare la storia e come vivere al meglio la struttura
- Messaggio di benvenuto: per accogliere l’ospite al suo arrivo
- Reti Wi-Fi: per spiegare come connettersi e navigare
- Checkout: per fornire tutti i dettagli, gli orari e ricevere richieste dagli ospiti
- Servizi della proprietà: per spiegare ogni dettaglio di ogni specifico servizio offerto all’interno della struttura ricettiva, e ricevere richieste di fornitura o prenotazione
- Menù: per consentire agli ospiti di consultare e prenotare il servizio in camera o un tavolo al ristorante
- Trattamenti e massaggi: per fare in modo che gli ospiti approfondiscono i dettagli dei servizi forniti nel centro benessere nella tranquillità della loro stanza
- Trasporti: per aiutare gli ospiti a muoversi nel territorio circostante
- Raccolta rifiuti: per spiegare agli ospiti come fare la raccolta differenziata, utile soprattutto per appartamenti e case vacanza
- Tassa di soggiorno: per informare su come deve essere pagata e a quanto ammonta
- Regole per fumatori: per evitare spiacevoli malintesi e attivazioni di allarmi
- Orari e regolamenti: perché siano chiari e facilmente rispettabili da tutti
- Numeri di telefono: per facilitare la comunicazione con lo staff della struttura e aiutare la clientela straniera a conoscere i numeri di emergenza o dei servizi pubblici come il taxi
- Programmi Green: per raccontare l’impegno della struttura in favore del Pianeta e le azioni attuate per ridurre l’impatto sul territorio
- Curiosità: per divertirsi con aneddoti sulla città e sul territorio
- Nei dintorni: per rispondere a tutte le domande su attività, negozi, pizzerie, ristoranti tipici, e suggerire tutto quello che la zona può offrire
Dettagli per ogni informazione
Il Pannello di controllo permette di inserire contenuti dettagliati per ogni informazione che verrà resa fruibile nella Guida Digitale. Le informazioni fornite vengono impaginate con ordine in automatico, per rendere la navigazione veloce e intuitiva.
Informazioni generali
È possibile indicare per ogni informazione il suo nome, a quali categorie appartiene, scrivere una descrizione dettagliata e aggiungere un’immagine. Questi contenuti vengono usati per elencare e introdurre i vari contenuti informativi nelle pagine della Guida Digitale.
Dove si trova
L’ospite potrebbe voler sapere dove si trova un determinato servizio offerto o consigliato. Si può quindi indicare la posizione all’interno della struttura e il percorso per arrivarci. Se si tratta di un servizio esterno alla struttura, ad esempio un ristorante tipico, è possibile inserire anche la distanza e l’indirizzo. Toccando l’indirizzo si aprirà in automatico l’app per le indicazioni stradali sullo smartphone dell’ospite (come ad esempio Google Maps).
Orari
Alcuni servizi offerti dalla struttura ricettiva, potrebbero essere attivi solo ad orari specifici. Si può quindi compilare il campo dedicato nel Pannello di controllo, per far visualizzare questa informazione all’ospite in modo chiaro. In ogni momento è possibile modificare gli orari, aggiornando in diretta la Guida Digitale.
Recapito telefonico
Se l’ospite vuole sapere come contattare via telefono uno dei reparti della struttura potrà trovare il numero nella Guida Digitale, dove sarà indicato sia il numero da usare con il telefono in camera, sia l’eventuale numero da toccare per far partire la chiamata direttamente dallo smartphone.
Prezzo
La Guida Digitale è utilizzabile dagli ospiti in qualsiasi momento, anche per ottenere informazioni che in reception potrebbero non voler chiedere, come ad esempio il costo di un servizio. Tutti i dettagli sui costi di ogni servizio offerto dalla struttura ricettiva, possono essere inseriti in un campo dedicato.
Istruzioni d’uso
Non c’è limite ai servizi e oggetti che si possono fornire agli ospiti in camera, e quindi anche alle spiegazioni di come si usano! Ad esempio un ospite potrebbe non conoscere lo specifico modello di macchinetta del caffè, o della lavatrice in una casa vacanze, e trovare nella Guida Digitale le istruzioni su come si usano, evitando così di telefonare alla reception o di fare qualche danno!
Prenotazione
La Guida Digitale è uno strumento utilizzabile per aiutare l’ospite a prenotare servizi aggiuntivi, supportando così le attività di upselling durante il soggiorno. Lo staff della struttura potrà scegliere per quali servizi e informazioni la Guida Digitale debba proporre la possibilità di prenotare. Nota: in questo momento è possibile indicare all’ospite come prenotare. La possibilità di inviare richieste direttamente dalla Guida Digitale sarà disponibile a partire da giugno 2025.
Richieste
Con la Guida Digitale sarà possibile inviare richieste di oggetti, servizi e assistenza, che verranno recapitate direttamente a destinatari specifici impostati nel Pannello di Controllo. Lo staff delle strutture ricettive potrà così offrire un servizio più rapido ed efficiente, migliorando l’esperienza complessiva degli ospiti durante il soggiorno e agevolando il lavoro dei vari reparti.
Nota: in questo momento è possibile indicare all’ospite come richiedere oggetti, servizi e assistenza. La possibilità di inviare richieste direttamente dalla Guida Digitale sarà disponibile a partire da maggio 2025.
Oggetti
Semplicemente usando il loro smartphone, gli ospiti potranno richiedere oggetti o servizi, come ad esempio asciugamani extra o la colazione in camera. Potranno farlo in ogni momento, nel comfort della propria stanza, a bordo piscina, dal giardino, dalla spiaggia, o mentre passeggiano per la città.
Oggetti e servizi richiedibili
Nel Pannello di controllo fornito da NAVOO, è possibile aggiungere e personalizzare gli oggetti e i servizi che gli ospiti possono richiedere di ricevere in camera, o che desiderano vengano recapitati presso l’appartamento o la casa vacanze.
Quantità
Se viene attivata l’opzione “quantità”, la Guida Digitale chiederà all’ospite anche il numero di pezzi desiderati per ogni singolo oggetto. Ad esempio un ospite potrebbe volere due asciugamani puliti.
Tra i dettagli di un oggetto o servizio richiedibile, l’ospite potrà visualizzare l’eventuale prezzo da pagare per ottenerlo. Il costo può anche essere personalizzato per tipologia di stanza. Ad esempio da una Suite si possono richiedere accappatoi aggiuntivi in modo gratuito, mentre per una Classic è previsto un costo.
Destinatari delle richieste
La Guida Digitale può inoltrare le richieste ricevute a più destinatari contemporaneamente, via e-mail, SMS e per chi ha Alexa anche su un dispositivo Echo (posto ad esempio in reception). Per ogni singolo oggetto o servizio si possono indicare destinatari diversi.
Assistenza e manutenzione
Tramite la Guida Digitale, gli ospiti possono richiedere assistenza per la riparazione di oggetti non funzionanti e segnalare problemi o manutenzioni da effettuare.
Problemi segnalabili
Attraverso il Pannello di Controllo, è possibile aggiungere e personalizzare gli oggetti e i servizi per i quali gli ospiti possono inviare una segnalazione di malfunzionamento o richiedere la riparazione.
Una volta raccolta la richiesta, la Guida Digitale può dare informazioni specifiche per ogni situazione. Ad esempio per una doccia dalla quale esce acqua fredda potrà comunicare che lo staff di manutenzione interverrà prima possibile, mentre per una TV che non si accende potrà confermare di aver raccolto la richiesta e averla inoltrata alla reception.
Destinatari delle richieste
La Guida Digitale può inoltrare le richieste ricevute a più destinatari contemporaneamente, via e-mail, SMS e per chi ha Alexa anche su un dispositivo Echo (posto ad esempio nell’ufficio dello staff di manutenzione), potendo differenziare i destinatari per tipologia di richiesta.
Checkout
Tramite la Guida Digitale, gli ospiti possono ottenere maggiori dettagli sul checkout, richiedere che venga preparato (per accelerare le pratiche per uscire) o anche posticipato.
Nota: in questo momento è possibile indicare all’ospite come inviare tali richieste. La possibilità di inviare richieste direttamente dalla Guida Digitale sarà disponibile a partire da maggio 2025.
È possibile fornire tramite la Guida Digitale tutti i dettagli sul checkout. Ad esempio: le informazioni sull’orario di uscita, come è necessario procedere, dove lasciare le chiavi, come effettuare il pagamento… (si pensi ad esempio ad una casa vacanze non presidiata da una reception).
Gli ospiti possono inviare tramite la Guida Digitale la richiesta di iniziare a preparare il checkout. La richiesta verrà trasferita alla reception, che potrà ad esempio iniziare a preparare il pre-conto, verificare i pagamenti effettuati, calcolare la tassa di soggiorno; in questo modo si possono anticipare e velocizzare i processi di uscita degli ospiti.
Checkout posticipato
Interagendo con la Guida Digitale, gli ospiti possono inviare alla reception richieste per posticipare la fine del soggiorno. La Guida Digitale avviserà che la richiesta non è garantita. Sarà compito della reception verificare la possibilità di posticipare il checkout e ricontattare l’ospite.
Destinatari
Le richieste relative al checkout fatte dagli ospiti con la Guida Digitale, possono essere recapitate a più destinatari dello staff contemporaneamente, via e-mail, SMS, e per chi ha anche Alexa con delle notifiche su un dispositivo Echo in reception.
Feedback e recensioni
Feedback
Gli ospiti possono accedere alla sezione dedicata della Guida Digitale e dare un voto alla loro esperienza di soggiorno. Nel farlo possono anche indicare le motivazioni, positive o negative, di tale loro commento. I feedback vengono memorizzati nel Pannello di controllo di NAVOO e le notifiche istantanee inviate allo staff consentono di intervenire mentre l’ospite è ancora in struttura.
Recensioni
Se l’ospite invia un feedback positivo, la Guida Digitale invita a lasciare anche una recensione sui principali canali che raccolgono i pareri degli ospiti, proponendo subito i vari link da cliccare.
Housekeeping
La Guida Digitale può essere di supporto nelle attività relative all’housekeeping, fornendo funzionalità utili sia per il personale della struttura sia per gli ospiti.
Nota: le funzionalità relative alle richieste di pulizia fatte dagli ospiti, o alle conferme inviate dallo staff, saranno disponibili a partire da giugno 2025.
Supporto per lo staff
La Guida Digitale può eliminare la necessità di utilizzare fogli di carta per annotare le camere già sistemate e di effettuare continue telefonate fra lo staff ai piani e la reception.
Utilizzando lo smartphone, con un accesso dedicato alla Guida Digitale, il personale può aggiornare in tempo reale lo stato della camera e informare i propri colleghi.
In reception, o in altri uffici operativi dislocati sul territorio, si potrà così visualizzare in diretta lo stato di pulizia e controllo delle camere, degli appartamenti o delle case vacanza, velocizzando l’assegnazione delle chiavi ai nuovi ospiti.
Notifica stato camera
Lo staff della struttura può comunicare alla Guida Digitale quando la stanza è stata pulita e successivamente quando è stata controllata dall’housekeeping manager. È sufficiente indicare il numero della camera, o selezionare il corretto appartamento o casa vacanza, e nel Pannello di controllo di NAVOO verrà riportato in diretta lo stato di ogni camera.
Collegamento con il PMS e altri software o applicazioni
NAVOO ha già sviluppato l’integrazione con vari PMS e altri software. Ciò consente di aggiornare in automatico lo stato della camera direttamente nel PMS. Per alcuni PMS è stata creata anche la funzione inversa: si può visualizzare nella Guida Digitale le camere da pulire, aiutando così a migliorare la produttività e l’efficienza dello staff ai piani. Per accedere alle funzionalità dedicate allo staff, è necessario l’utilizzo di una password.
Funzionalità per gli ospiti
Richiesta pulizia aggiuntiva
Se il servizio viene attivato nel Pannello di controllo, gli ospiti potranno chiedere tramite la Guida Digitale una pulizia aggiuntiva della stanza o dell’appartamento. Le richieste verranno inviate direttamente dalla Guida Digitale ai vari contatti dello staff interessati a tali richieste (via SMS, e-mail e per chi ha anche Alexa con delle notifiche su un dispositivo Echo).
Richiesta di non effettuare la pulizia
Per motivi di privacy, o per una particolare attenzione all’ambiente, gli ospiti possono desiderare che la loro camera non venga pulita. La richiesta recapitata direttamente dalla Guida Digitale allo staff della struttura. Se connessa con il PMS, la Guida Digitale consentirà di indicare solo i giorni validi per i quali la richiesta può essere fatta (escludendo ad esempio il giorno del checkout), per evitare di ricevere richieste non valide.
Gestione
Attraverso il Pannello di controllo, lo staff ha la possibilità di gestire in modo autonomo e completo l’intero sistema. Si può così monitorare il numero di utilizzi, rispondere prontamente alle richieste, analizzare i dati e ottimizzare l’esperienza degli ospiti nell’interazione con la Guida Digitale.
Camere e appartamenti
All’interno del Pannello di controllo, lo staff che amministra le funzionalità della Guida Digitale può decidere se dividere la struttura ricettiva in camere o appartamenti. La suddivisione non è obbligatoria. Diventa necessaria nel momento in cui si devono distinguere le richieste che arrivano dagli ospiti.
Creazione e gestione
La suddivisione consente di creare un QR code specifico per ogni camera o appartamento, che può essere stampato e posizionato sulla scrivania o all’ingresso. Inquadrando il QR code si aprirà la Guida Digitale, che da quel momento saprà in quale camera o appartamento si trova l’ospite.
Suddivisione in tipologie
Le varie camere e appartamenti presenti nel Pannello di controllo possono essere associate ad una tipologia di camera (Standard, Classic, Deluxe, Suite, Family Suite, …) potendo così impostare informazioni e funzionalità che sono poi valide per tutte le stanze della stessa tipologia.
Utenti del Pannello di controllo
Creazione
L’amministratore del Pannello di controllo può in autonomia aggiungere e gestire l’accesso di altri utenti del suo staff, per una o più strutture ricettive.
Ruoli e permessi
Agli utenti possono essere assegnati ruoli specifici, ciascuno dei quali con diverse potenzialità e limitazioni di modifica sulla Guida Digitale.
Tracciabilità delle modifiche
Tutte le modifiche apportate ai contenuti e alle funzionalità della Guida Digitale, sono tracciate nel Pannello di controllo, in modo che l’amministratore possa risalire alla data e all’autore di tali modifiche.
Analytics
Attraverso il Pannello di Controllo è possibile misurare e analizzare le interazioni degli ospiti e dello staff con la Guida Digitale, ottenendo così un prospetto chiaro e immediato di come e quanto viene utilizzato tale canale di comunicazione e servizio.
Quantità
Il sistema misura la quantità di visualizzazioni di ogni pagina della Guida Digitale. I dati rilevati si possono filtrare e raggruppare, consentendo di capire i giorni durante i quali l’utilizzo è stato maggiore, e quali camere o appartamenti creano più visualizzazioni.
Ospiti e staff
Si potrà così scoprire quali sono le informazioni più visualizzate gli ospiti e le funzionalità più utilizzate. Il sistema esplicita anche quali e quanti sono stati gli utilizzi della Guida Digitale fatti dallo staff, potendo così valutare anche l’impatto positivo sull’operatività e gestione giornaliera della struttura.
Integrazioni
Il sistema fornito da NAVOO è già integrato con alcuni tra i principali PMS, software e app utilizzati da staff, host e property manager delle strutture ricettive.
È possibile inoltre richiedere a NAVOO il collegamento con sistemi non ancora integrati.
Nota: non è obbligatorio collegare la Guida Digitale ad un PMS per poterla utilizzare.
Collegando il PMS utilizzato per gestire le prenotazioni e i dati degli ospiti, si possono attivare delle funzionalità aggiuntive e dedicate.
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